Comment créer et piloter une opération dans l'application Debt Syndication du Desk Kls ?

Dans cet article, retrouvez tous nos conseils pour créer et piloter facilement vos opérations de syndication dans le Desk Kls.

1. Étapes clés

Le process de syndication se fait en 4 étapes, qui sont à la main de l'Arrangeur :

1. Brouillon : C'est la 1ère étape lorsque vous créez un dossier. Cette étape est divisée en deux parties :
   1. Créer le dossier de financement, vous permet de donner du contexte à vos parties prenantes en renseignant des éléments comme le libellé du dossier, le montant du financement, télécharger la documentation et le termsheet, etc.
   2. Préparer l'envoi des invitations, vous permet de choisir quelles banques vous souhaitez inviter et sur quels montants. Une fois vos choix effectués, vous pouvez envoyer vos invitations, et ainsi passer à l'étape suivante : les réponses fermes.
2. Réponse ferme : À cette étape, vos partenaires ont reçu votre invitation à accéder au dossier et à renseigner leur réponse en fonction de l'offre reçue. Ils vont prendre connaissance de tous les éléments renseignés à l'étape d'avant et peuvent indiquer un accord comité ou toute autre décision. En tant qu'Arrangeur, vous aurez vu sur la saisie de vos partenaires. Une fois que le montant des offres reçues est suffisant, vous pouvez passer à l'étape suivante : les allocations finales.
3. Allocations finales : Cette étape est la dernière étape avant de finaliser le dossier. Ici, vous pouvez ajuster les allocations de vos partenaires, à la hausse ou à la baisse. Une fois votre pool finalisé, vous pouvez finaliser la syndication.
4. Syndication terminée : Il s'agit de la dernière étape, qui permet de figer votre opération et de la garder tracée pendant 5 ans, pour vous et vos contacts partenaires qui y ont accès.

2. Brouillon

Pour créer une nouvelle opération, vous devez vous rendre dans l'application Debt Syndication du Desk Kls, puis sur l'interface Arrangeur en utilisant la barre de navigation latérale.

Sur la page de suivi de vos opérations, vous avez la possibilité : 

• D'avoir une vue globale sur votre portefeuille. Sur cette page, toutes les opérations auxquelles vous avez accès (que vous soyez le créateur ou qu'un autre utilisateur vous ait donné accès) sont centralisées et classées par étapes de syndication.
• De créer une nouvelle opération grâce au bouton "créer une nouvelle opération" disponible en haut à droite de votre écran.

Pour créer une nouvelle opération, saisissez les éléments suivants :

• Le nom du groupe de risques
• Le libellé du dossier
• Le montant total du financement
• Le type de marché

Une fois ces informations saisies, vous pouvez valider. La base du dossier est alors créée.

a. Créer le dossier de financement

Afin de donner du contexte aux banques que vous allez inviter, vous devez renseigner certains éléments obligatoires et d'autres qui sont optionnels.

Les éléments suivants sont obligatoires : 

• Le type d'opération
• Les modalités : Marque d'intérêt suivie de Réponse ferme ou Réponse ferme. Passer par une marque d'intérêt vous permet de solliciter les banques choisies lors d'un premier tour de table, avec une fourchette de montant. Elles pourront donc saisir une première réponse et ensuite une seconde à l'étape de réponse ferme afin d'indiquer un accord ou un refus comité. À tout moment, vous pouvez passer en réponse ferme, même si vous n'avez pas reçu toutes les réponses de vos partenaires.

• Le résumé de l'opération, pour donner du contexte à vos partenaires 
• Les tranches de financement, donnent rapidement vue sur la structure de l'opération. Tous les champs doivent être remplis hormis l'espace commentaire qui est optionnel.
• Les informations arrangeur, qui sont visibles seulement de vous et des autres utilisateurs de votre entité, ayant accès au dossier
• L'interlocuteur privilégié des participants, vous permet d'indiquer qui est la personne à contacter en priorité cas de besoin
• Le calendrier indicatif de l'opération, vous permet de donner des indications de timing aux participants. Il est seulement indicatif et n'a pas d'impact sur l'avancée de l'opération

Les éléments suivants sont optionnels : 

• Les documents partagés avec les participants : cette dataroom sécurisée est organisée en 4 colonnes, elle vous permet de partager de la documentation avec vos participants tout au long de la syndication. Les documents sont ainsi tracés et téléchargeables à tout moment. 
• L'encart termsheet, vous permet de télécharger le termsheet de l'opération au format Excel ou PDF et accessibles à vos participants.
• Les acteurs de la participation, vous permet d'indiquer le(s) autre(s) banque(s) qui syndiquent l'opération à vos côtés afin d'informer les participants.
• La lettre de confidentialité : si vous téléchargez une lettre de confidentialité sur votre dossier, chaque utilisateur des entités participantes que vous ajouterez devront télécharger et signer le NDA que vous avez apposé. La signature est nécessaire pour pouvoir accéder à votre dossier. En tant qu'Arrangeur vous avez une vue sur qui a signé le NDA ainsi que ceux qui ne l'ont pas encore signé, et donc n'a pas encore accès à votre dossier.
  Vous pouvez : 
  • Choisir un NDA personnalisé, à télécharger depuis votre serveur
  • Choisir un NDA générique proposé par Kls
  • Choisir pas de NDA

Lorsque vous avez saisi ces éléments, cliquez sur "enregistrer et passer à l'étape suivante" en bas à droite de votre écran. Vous arriverez à la seconde étape de préparation : l'envoi des invitations aux participants.

À tout moment, vous pouvez :

• Revenir sur la page de création du dossier (A), notamment pour modifier les tranches ou la dataroom
• Modifier les membres du dossier (B), afin de donner un accès en lecture ou en édition à un utilisateur. Le droit d'édition donnera à l'utilisateur les mêmes droits que le créateur du dossier    

b. Préparer l'envoi aux participants

Invitez d'autres banques à participer à votre opération en cliquant sur "ajouter participant", puis aidez-vous de la barre de recherche pour sélectionner la banque souhaitée.

Choisissez ensuite le montant d'invitation, la commission de participation et les tranches sur lesquelles le participant est invité. Puis indiquez l'adresse email des contacts qui auront accès au dossier - les contacts qui vous sont proposés sont déjà habilités. Si votre contact n'existe pas encore, saisissez son adresse email et validez.

Lorsque vous avez invité toutes les banques souhaitées, cliquez sur "passer en réponse ferme" : en passant à l'étape d'après, les contacts choisis recevront un email les invitant à accéder au dossier. 

3. Réponse ferme

Votre dossier est maintenant accessible des partenaires invités. Vous serez informé par une notification automatique sur votre boîte mail dès qu'un participant aura fourni sa réponse. Consulter la section sur les notifications.

En haut à droite de votre écran s'actualisent en temps réel le montant total des offres reçues ainsi que le nombre d'accords et de refus comité obtenus. 

À tout moment, vous pouvez : 

• Inviter d'autres banques au besoin.
• Archiver une banque grâce à l'icône boîte en bout de ligne correspondante.
• Réinviter un participant qui a soit décliné l'offre, soit été archivé dans un premier temps. Pour cela cliquez sur l'icône boîte en bout de ligne correspondante.

En cliquant sur le nom d'une des banques invitées, vous pouvez également : 

• Discuter avec le participant : vous pouvez communiquer avec un participant à tout moment en lui envoyant un message via la messagerie intégrée au dossier. Votre message sera tracé et les contacts de l'entité recevront une notification sur leur boîte email. Ils pourront vous répondre via le même canal. Vous avez également la possibilité d'ajouter des pièces jointes.
• Répondre à la place du participant, en indiquant un accord comité avec le montant de participation ainsi que la répartition sur chaque tranche. Vous pouvez également indiquer un refus comité. La réponse sera tracée avec la mention "saisi par l'Arrangeur". 
• Ajouter un NDA spécifique pour ce participant. Celui-ci viendra remplacer le NDA général renseigné depuis le dossier de financement, pour ce participant spécifiquement. Vous pouvez apposer des NDA spécifiques pour chacun des participants.
• Ajouter ou supprimer des contacts ayant accès au dossier.
• Consulter l'historique des offres.

Lorsque vous avez atteint le montant de syndication souhaité, vous pouvez passer à l'étape suivante : les Allocations finales. Cette étape vous permet d'ajuster à la hausse ou à la baisse les allocations des participants finaux et de figer votre pool avant de clôturer le dossier.

4. Allocations finales

À cette étape, vous pouvez ajuster les allocations de chacun des participants (dont celle de votre entité) sur chacune des tranches. Une fois les allocations finales définies, vous pouvez cliquer sur "valider les allocations et composer mon syndicat". Votre dossier passera alors à l'étape Syndication terminée.

5. Syndication terminée 

À cette étape, votre opération est figée et reste accessible de vous et de vos parties prenantes pendant 5 ans après la date de finalisation.

Vous pouvez continuer d'alimenter la dataroom et d'utiliser la messagerie au besoin.

6. Basculer l'opération dans Debt Tracking

Debt Tracking est l'outil qui vous permet de suivre vos lignes de financement et les engagements contractuels associés de manière collaborative avec les équipes de votre entité, vos partenaires et vos clients. Consulter l'article : les fonctionnalités de Debt Tracking.

Une fois votre opération finalisée dans Debt Syndication, vous ou l'Agent en charge du suivi du dossier pouvez basculer l'opération vers Debt Tracking. Cela vous permet de préparer le closing en donnant accès à vos parties prenantes et en communiquant les éléments de KYC et CPs via la dataroom.

Pour cela, rendez-vous dans Debt Tracking > Suivi de mes opérations > Créer une nouvelle opération en haut à droite de votre écran. Puis, cochez : "Je récupère une opération depuis Debt Syndication" : 

Une fois les autres éléments complétés, cliquez sur "créer l'opération". Vous récupérerez alors la base du dossier (libellé de l'opération, montant total, prêteurs et allocations, etc).

7. Notifications

Les membres de votre entité qui ont accès au dossier reçoivent un email automatique immédiat lorsque : 

• Un participant répond à votre offre de participation

Les membres de votre entité qui ont accès au dossier reçoivent un email récapitulatif (le lendemain matin) lorsque : 

• Un participant vous a envoyé un message via la messagerie interne

Les participants reçoivent un email automatique immédiat lorsque :

• L’Arrangeur envoie des invitations/sollicitations, permettant aux contacts ajoutés d’accéder au dossier 
• L’Arrangeur ajoute un document dans la dataroom 
• La syndication est finalisée 

Les participants reçoivent un email récapitulatif (le lendemain matin) lorsque : 

• L’Arrangeur envoie un message via la messagerie interne