Dans cet article, retrouvez tous nos conseils pour créer facilement vos opérations de financement dans le Desk Kls.
IntroductionDebt Tracking vous permet de suivre toutes les opérations de financement de votre portefeuille. Dans cet article, nous détaillerons le parcours de saisie et de publication pour ces différents cas d'usage. Grâce à un même outil, pilotez toutes les natures de vos opérations :
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Définition : Nous utiliserons l'intitulé "gestionnaire" pour définir tout utilisateur qui pilote le dossier. C'est-à-dire l'Agent du Crédit, l'Agent de la masse, le Chef de file, le prêteur qui pilote son suivi de participation, etc.
Les étapes, de la création à la publication du dossier |
1. Créer le dossier
a. Accéder à Debt Tracking
Pour initier une nouvelle opération dans Debt Tracking, commencez par vous connecter à la plateforme via ce lien : https://app.kls-platform.com/login
💡 Nous vous conseillons d'enregistrer l'URL dans vos favoris
Une fois connecté, vous êtes sur la page d'accueil du Desk Kls.
Cliquez sur "Debt Tracking" puis sur "Agent > Opérations" dans votre barre de navigation latérale gauche.
Ce tableau de suivi liste toutes les opérations que vous avez créées ou auxquelles vous avez accès en tant que gestionnaire :
- Les dossiers en statut "Opérations à préparer" : vous retrouverez dans cet onglet toutes les opérations créées non publiées. Ces dossiers sont visibles seulement de vous, des autres utilisateurs gestionnaires ainsi que de votre gestionnaire d'équipe. Tant que le dossier n'est pas publié, aucun contact prêteur ou emprunteur n'a accès au dossier. Aussi, certaines fonctionnalités ne sont pas encore activées et s'activeront automatiquement à la publication du dossier ou des engagements : c'est le cas de l'onglet contrôle des engagements, de la page vue d'ensemble et des notifications automatiques.
- Les dossiers en statut "Opérations en cours" : vous retrouverez dans cet onglet toutes les opérations créées et publiées. À la publication de votre dossier, vos contacts prêteurs et emprunteurs reçoivent un mail automatique d'initialisation de compte. S'ils ont déjà un compte Kls, ils reçoivent un mail d'invitation contenant un lien vers votre dossier. Aussi, les fonctionnalités citées dans le point au-dessus s'activent automatiquement.
Voir comment publier un dossier - Les dossiers en statut "Opérations clôturées" : vous retrouverez dans cet onglet toutes les opérations closées. Pour rappel, les informations sont conservées 5 ans après la date de clôture du dossier - conformément à la loi, ces dossiers sont détruits après cette date.
Les actions de publier et clôturer un dossier sont à la main du gestionnaire. Il n'y a aucune automatisation liée aux dates de closing ou dates de fin de contrat saisies.
Vous n'avez pas accès à Kls ? Contactez votre gestionnaire d'équipe afin qu'il vous habilite.
b. Créer la base du dossier
Cliquez sur "créer une nouvelle opération" pour créer un nouveau dossier :
Vous aurez le choix entre deux parcours :
- Opération de nature "financement entreprise"
- Opération de nature "immobilier commercial"
On vous demandera ensuite de renseigner les informations obligatoires afin de créer la base du dossier, marquées par un caractère *.
Une fois les informations renseignées, cliquez sur "créer l'opération". Vous êtes maintenant sur votre dossier composé de 5 onglets :
- Le détail de l'opération : renseignez ici vos tranches de financement, vos parties prenantes ainsi que les contacts devant avoir accès au dossier.
- La dataroom : alimentez, collectez et organisez l'ensemble des documents de l'opération.
- Le contrôle des engagements : dans ce tableau de bord, suivez tous les engagements en cours de contrôle, à venir et archivés.
- Le cadre contractuel : dématérialisez les engagements contractuels et paramétrez les dates de suivi, les valeurs à contrôler et les éventuels impacts marges associés.
- Le fil d'activité : consultez la trace de tous les événements impactants du dossier (plus d'informations ici)
Cette interface est miroir avec les parties prenantes renseignées, c'est-à-dire que vos emprunteurs et/ou prêteurs ont la même structure de dossier que vous.
Votre opération sera visible dans le suivi d'opérations, dans l'onglet "Opérations à préparer".
💡Le libellé du dossier est une information visible dans le titre de certaines notifications automatiques, et permet à vos parties prenantes d'identifier facilement l'opération dont il est question. Le format souvent utilisé est le suivant : Nom de l'Emprunteur/Émetteur - Date de la contractualisation.
Le bouton "créer une nouvelle opération" n'est pas disponible ? Vous n'avez probablement pas de droit de création. Contactez votre gestionnaire d'équipe afin qu'il vous habilite.
c. Compléter le résumé de l'opération
Compléter le résumé de l'opération vous permet de donner du contexte à vos parties prenantes.
Ces éléments sont facultatifs, seules les informations requises à la création du dossier sont obligatoires.
Dans l'onglet détail de l'opération, cliquez sur "modifier" afin d'accéder aux champs à renseigner :
À noter : toutes les informations renseignées seront visibles des parties prenantes, hormis le nom du groupe de risques et la notation interne si vous renseignez ces champs. Ces deux éléments sont visibles uniquement de l'équipe gestionnaire du dossier.
d. Renseigner la fiche administrative de votre entité
Renseigner votre fiche administrative afin de communiquer les informations à vos parties prenantes en cliquant sur "Fiche administrative & Gestion des accès" :
La page est divisée en 2 onglets :
- La fiche administrative Agent :
- Identification de l'établissement : ces informations sont pré-remplies, elles ont été communiquées lors de votre onboarding afin de vous faire gagner du temps de saisie.
- Les coordonnées bancaires pour la gestion des paiements : indiquez autant de comptes techniques que souhaité et cochez les prêteurs et/ou emprunteurs à qui vous souhaitez les partager. Seuls les contacts des entités sélectionnées verront le compte en question.
- La Gestion des accès Agent : ajoutez ici tous les contacts de votre entité qui vont piloter le dossier. Ils ont la même vue et peuvent effectuer les mêmes actions que les vôtres, sur le dossier. Une fois ajoutés au dossier, ils y ont directement accès même s'il n'est pas publié. A tout moment vous pouvez :
- Révoquer un accès
- Renvoyer un mail d'invitation à un contact
À noter : veillez à ajouter les contacts de votre entité au bon endroit :
- Les contacts en action sur le dossier avec le rôle de gestionnaire (Agents, chef de file etc) sont à ajouter dans la fiche administrative Agent.
- Les contact en réception des informations (front, back-office etc) sont à ajouter en cliquant sur votre entité au niveau du pool. Ils auront la même vue que les autres prêteurs de l'opération. Voir comment ajouter des contacts prêteurs.
e. Indiquer votre client/émetteur
Ajoutez un ou plusieurs emprunteurs/émetteurs sur chacune de vos opérations :
Vous pourrez ensuite rattacher l'entité à une tranche et y ajouter les contacts (voir suite de l'article ci-dessous).
f. Renseigner les tranches de financement
Ajoutez une ou plusieurs tranches de financement :
Ces informations vous permettent d'indiquer à vos parties prenantes la structure de l'opération retenue lors de la contractualisation.
Certaines informations sont obligatoires pour valider la tranche : le nom de la tranche, le montant et le client.
À noter : saisissez la maturité et/ou la date d'échéance de la tranche.
D'autres sont optionnelles :
Si la structure de l'opération évolue, vous pourrez ajouter une ou plusieurs tranches une fois votre dossier publié. Vous pourrez ensuite indiquer le montant de participation des prêteurs sur chacune des tranches (voir suite de l'article).
f. Ajouter vos prêteurs
À noter : cette section concerne principalement le cas d'usage des crédits complexes/syndiqués. Si vous lisez cet article dans le cadre d'un suivi de participation, nous vous conseillons tout de même d'indiquer les prêteurs de l'opération et leurs quoteparts afin de suivre l'exposition globale de votre entité sur votre portefeuille.
Cliquez sur "ajouter un prêteur principal" pour ajouter un nouveau prêteur :
Vous pourrez ensuite :
- Choisir le prêteur souhaité dans l'annuaire s'il s'agit d'une banque de la place ou ajouter un prêteur non référencé dans l'annuaire s'il s'agit d'un fonds d'investissement ou véhicule (veuillez d'abord vérifier dans l'annuaire si l'entité recherchée s'y trouve).
- Indiquer les rôles et attributions du prêteur (arrangeur, co-arrangeur, etc).
- Indiquer sa commission de participation. Cette information est confidentielle et sera visible seulement de l'équipe gestionnaire du dossier.
- Les allocations sur chacune des tranches. La quotepart des prêteurs sera visible de tous les participants.
Votre opération comporte un sous-pool/des sous-prêteurs opaques non mentionnés au contrat ?
Une fonctionnalité sous-pool est disponible. Pour ajouter un sous-prêteur, cliquez sur "ajouter un sous-prêteur" :
Vous pourrez partager de la documentation ainsi que les contrôles des engagements réalisés, tout comme pour vos prêteurs principaux :
- Un répertoire spécifique dans la dataroom est dédié au sous-pool.
- Les contrôles des engagements seront partagés aux contacts sous-prêteurs en même temps qu'aux prêteurs principaux.
- Vous pourrez envoyer des mails personnalisés spécifiques au sous-pool.
Les prêteurs du sous-pool :
- ne se connaissent pas entre eux ;
- ne sont pas connus du pool principal ;
- et inconnus du client.
g. Inviter vos parties prenantes à accéder au dossier
À noter : cette section concerne principalement les cas d'usage crédits syndiqués/complexes et bilatéraux. Si vous lisez cet article dans le cadre d'un suivi de participation, nous vous conseillons de ne pas ajouter de contacts externes à votre entité.
L'ajout de contacts emprunteur/émetteur ou prêteur fonctionne de la même manière.
Cliquez sur l'entité souhaitée, au niveau de la section clients rattachés au groupe de risques ou de la section pool :
Vous aurez accès à une page divisée en deux onglets :
- La fiche administrative de votre partie prenante. Celle-ci sera renseignée par l'entité elle-même lors de sa première connexion au dossier (elle aura la possibilité de passer cette étape pour accéder directement au dossier).
- La gestion des accès au dossier. Ici, ajoutez des utilisateurs et révoquez des accès au besoin : à la publication du dossier, les contacts indiqués recevront un mail automatique de Kls contenant un lien vers le dossier.
💡 Un contact prêteur ou emprunteur qui a accès au dossier peut à son tour inviter quelqu'un de son organisation. Cet ajout sera tracé : la vue est miroir entre vous et votre partie prenante.
💡 Suivez le statut du compte de votre contact grâce aux pastilles "compte initialisé" et "compte non-initialisé". Les liens contenus dans les mails d'initialisation expirant au bout de 30 jours, vous avez la main pour renvoyer un mail à votre contact si son compte n'a pas été initialisé à temps : pour cela, sur la ligne du contact, cliquez sur les trois points, puis sur "renvoyer un mail d'invitation".
Rappel : tant que le dossier n'est pas publié, aucune partie prenante n'a accès au dossier.
Nos derniers conseils avant publication :
Tous les éléments du détail de l'opération sont modifiables une fois le dossier publié, hormis deux éléments :
- Une entité cliente ne peut pas être supprimée une fois le dossier publié
- Le numéro d'immatriculation d'un client ne peut pas être modifié
Pensez à vérifier ces éléments avant publication.
💡 Récapitulatif des éléments à saisir avant de publier un dossier :
- Obligatoires pour toute opération (sans ces éléments vous ne pourrez pas publier le dossier) :
- Au moins 1 emprunteur/émetteur
- Au moins 1 tranche
- Conseillés pour chacun des cas d'usage :
- Opération syndiquée : le résumé de l'opération, la fiche administrative, le pool, les contacts prêteurs et emprunteurs.
- Opération bilatérale : le résumé de l'opération, la fiche administrative, les contacts emprunteurs.
- Suivi de participation : le pool. Aucun contact prêteur ni emprunteur n'est à renseigner pour ce cas d'usage, car en suivi de participation, vous n'avez pas d'interaction avec d'autres parties prenantes.
2. Publier un dossier
Afin de donner accès à vos parties prenantes, vous devez publier votre dossier. C'est aussi une première étape avant la publication des engagements : cette seconde action n'est pas possible si le dossier n'est pas publié (lire notre article sur le cadre contractuel).
Pour publier votre dossier, cliquez sur le bouton "Publier le dossier" :
Vous aurez une double vérification vous permettant de confirmer votre action.
Les mails d'invitation partiront automatiquement auprès des contacts renseignés, ils auront ainsi accès à votre dossier et aux informations saisies.
Une fois la publication faite, votre dossier sera visible dans la section "Opérations en cours" de votre page suivi Opérations.
Avant de publier votre dossier, n'hésitez pas à consulter nos derniers conseils avant publication.
💡 Nous vous conseillons de prévenir vos parties prenantes que dans le cadre du suivi de l'opération, vous mettrez à leur disposition les informations, changements et documentations via l'outil Kls Desk. Voici un exemple de mail.