Retrouvez dans cet article tous nos conseils pour utiliser les dataroom de l'application Debt Tracking du Desk Kls.
*Dataroom : Une data room permet aux utilisateurs de partager des documents en toute sécurité. Il s'agit d'un logiciel sécurisé permettant aux utilisateurs de télécharger facilement des fichiers, de contrôler leur accès et de collaborer en toute sécurité, tout en suivant l’activité de l’utilisateur à l’aide de statistiques détaillées et renforcer de notifications pour un suivi confortable des différents changements.
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Vous n'avez pas encore créé de dossier ? Consultez notre article : comment créer et publier une opération dans l'application Debt Tracking du Desk Kls ?
1. Fonctionnement général
Un dossier Debt Tracking est divisé en 5 onglets, la dataroom étant le 2ᵉ onglet.
Chaque Dataroom est propre à son opération et seuls les contacts ayant accès à l'opération peuvent la consulter dans la limite de leurs attributions.
Information de stockage :
- Limite de taille par fichier déposé : 350 Mo
- Limite nombre de fichiers déposés : illimité
- Format autorisé : Zip, CSV, PDF, Word, Excel, PowerPoint (+ équivalent suite Open Office), Image JPG/PNG
- Nombre maximum de fichiers par téléchargement : 200
- Nombre maximum de fichiers par import : 200
Chaque dossier comporte un onglet dataroom propre à l'opération, et avec 4 répertoires disponibles par défaut :
- Le répertoire confidentiel est un répertoire disponible pour chaque partie prenante : il permet à chaque partie prenante invitée sur le dossier de stocker des fichiers relatifs à l'opération sans les partager au gestionnaire.
- Le répertoire partagé Agent / Pool ou Chef de file / Pool est un répertoire partagé entre le gestionnaire et ses prêteurs. Seul le gestionnaire peut agir sur ce répertoire, c'est-à-dire créer des sous-répertoires et alimenter la dataroom. Vos prêteurs peuvent uniquement télécharger la documentation partagée.
- Le répertoire partagé Agent / Sous pool ou Chef de file / Sous pool est un répertoire partagé entre le gestionnaire est ses sous-prêteurs. Le fonctionnement de ce répertoire est le même que le répertoire partagé avec les prêteurs principaux.
- Le répertoire partagé Agent / Client ou Chef de file / Client est un répertoire partagé entre le gestionnaire et son emprunteur ou émetteur. Contrairement aux prêteurs, il peut créer des sous-répertoires et partager de la documentation.
- Il peut aussi : modifier ou supprimer des sous-répertoires créés par lui-même ou un autre contact emprunteur présent sur le dossier.
- Il ne peut pas : modifier ou supprimer des fichiers ou répertoires créés par l'Agent.
Aucun répertoire partagé existe entre toutes les parties prenantes : seul le gestionnaire communique avec soit son client/émetteur, soit ses prêteurs. Un fichier partagé par le client devra être partagé aux prêteurs sur action du gestionnaire (consulter la suite de l'article pour plus d'informations).
2. Détail des fonctionnalités
Au sein de chaque dataroom, vous bénéficiez des fonctions suivantes : télécharger, dupliquer, déplacer, supprimer et renommer.
Afin de réaliser une action, vous avez deux possibilités :
- Votre action concerne plusieurs fichiers et/ou répertoires : cochez les lignes correspondantes puis cliquez sur l'une des fonctions de l'encadré bleu :
- Votre action concerne un seul fichier ou répertoire : cliquez directement sur les trois points en bout de ligne, puis cliquez sur l'une des fonctions de l'encadré bleu :
💡 La case en haut à gauche permet de "sélectionner tout".
La fonction "renommer" n'est possible que pour un objet à la fois.
Nos conseils pour faciliter l'organisation de vos premiers dossiers sur la plateforme
Lorsque vous débutez sur le Desk Kls, réfléchissez à une architecture type pour vos dataroom.
Vous pouvez, par exemple, reprendre l'organisation de vos dossiers sur votre serveur.
Voici un exemple d'arborescence type à adapter selon vos besoins :
Vous pouvez également créer des sous-répertoires par année afin de faciliter la recherche de votre équipe et de vos partenaires.
En phase de reprise de stock, nous vous conseillons de créer les architectures et d'alimenter la dataroom avec les fichiers souhaités avant de publier le dossier. En effet, lorsque votre dossier est en statut "Opération à préparer" aucune notification n'est envoyée à vos parties prenantes. Une fois le dossier publié, les notifications automatiques sont activées.
3. Notifications automatiques des changements
L'alimentation d'une dataroom génère un mail automatique : les contacts ajoutés sur le dossier recevront tous les matins un mail qui récapitule les modifications apportées dans la dataroom concernée.
Exemple : je suis Agent d'une opération syndiquée et souhaite partager de la documentation au pool pendant le closing. Je charge 4 fichiers dans la dataroom partagée Agent / Pool.
Demain à 8h30, tous les contacts prêteurs ajoutés sur le dossier recevront ce mail automatique :
- Chaque document listé est cliquable et redirige l'utilisateur vers l'emplacement du fichier dans le Desk Kls.
- Le bouton "Consulter la dataroom" renvoie vers l'onglet dataroom du dossier.
- Seule la partie prenante concernée (client ou pool) reçoit le mail, ainsi que l'équipe gestionnaire du dossier.
- S'il n'y a pas d'activité dans la dataroom, aucun mail n'est envoyé.
- Si votre client alimente la dataroom, l'équipe gestionnaire est informée par un mail récapitulatif.
- Si vous changez l'emplacement de fichier(s), la partie prenante concernée sera notifiée.