Comment gérer le contrôle des engagements dans l'application Debt Tracking du Desk Kls ?

Retrouvez dans cet article tous nos conseils pour gérer le contrôle des engagements au quotidien.

1. Fonctionnement de l'onglet contrôle des engagements

Pour commencer, rendez vous dans l'outil Debt Tracking > Suivi de mes opérations > cliquez sur l'opération souhaitée > contrôle des engagements.

L'onglet contrôle des engagements est un tableau de bord de tous les contrôles en cours et à venir ainsi qu'un espace pour ceux qui ont déjà été contrôlés.

Chaque contrôle est créé automatiquement suite à la publication de l'engagement, sur la base des informations renseignées dans l'onglet cadre contractuel.

Pour chaque contrôle listé vous est indiqué : 

• Le libellé de l'engagement
• Son statut : 
  • En attente : la date de test de l'engagement est passée, l'Emprunteur peut y répondre dès à présent.
  • En attente (avec horloge) : la date limite de l'engagement est dépassée.
  • A venir : cet engagement n'est pas encore attendu, l'Emprunteur pourra y répondre ultérieurement.
  • Résultat reçu : l'Emprunteur à répondu à l'engagement (ou le gestionnaire qui a la main pour répondre à la place du client).
  • Validé : l'équipe gestionnaire a validé l'engagement.

• • Résultat KO : la valeur saisie n'est pas à l'attendu. Exemple : la valeur d'un ratio doit être < 3 et que la valeur saisie est de 3,5, le résultat apparaîtra KO automatiquement. Vous avez la possibilité de valider le résultat ou de déclarer un bris.
  • Non conforme : vous (ou un membre de votre équipe) a déclaré le résultat non conforme. L'Emprunteur a à nouveau la main pour répondre à l'engagement.
  • Bris constaté : vous avez constaté un bris de covenant. Un waiver pourra être tracé par la suite même une fois le bris partagé aux prêteurs

• Le résultat attendu : peut être soit un document soit une valeur en fonction de la nature de l'engagement.
• Le résultat reçu : si un résultat a été saisi, "document" ou "valeur X" sera affichée.
• La date du contrôle : la date apparaît seulement si vous avez contrôlé l'engagement.
• La date de test et la date limite de l'engagement.
• Le résultat de vote de waiver.

Tous les contrôles d'une opération sont visibles par l'équipe gestionnaire et par les contacts Emprunteurs. 
Les prêteurs ne voient que les contrôles dont le résultat a été partagé (validation ou déclaration de bris).

Au sein de cet onglet, vous pouvez utiliser les filtres à disposition : 

Cliquez sur le filtre choisi pour l'appliquer, re-cliquez pour revenir à la vue de base. 

2. Répondre à un engagement

Un contrôle d'engagement peut être répondu soit par l'Emprunteur soit par le gestionnaire du dossier.

Pour aider vos clients à répondre aux engagements dans Debt Tracking, ils peuvent consulter cette section.

Lorsqu'un Emprunteur répond à un engagement, les contacts gestionnaires du dossier reçoivent une notification automatique contenant un lien vers l'engagement en question. Vous pouvez ensuite le contrôler avant partage aux prêteurs. Consulter la section contrôler un engagement.

Si en tant que gestionnaire, vous souhaitez répondre à la place de l'Emprunteur, rendez vous dans le contrôle souhaité puis cliquez sur "répondre à la place du client" : 

Chargez ensuite les fichiers et/ou la valeur attendue et validez. Le contrôle passera alors au statut "résultat reçu" ou "résultat KO" dans le cas d'une valeur qui n'est pas à l'attendu.

Vous pouvez également indiquer une note pour mon équipe (visible uniquement de l'équipe gestionnaire) et un commentaire à destination du pool et du Client.

Cette saisie restera tracée au sein du contrôle et est modifiable à tout moment.

3. Contrôler un engagement

Pour contrôler un engagement, il faut qu'une réponse ait été enregistrée. Le statut est alors "résultat reçu" ou "résultat KO".

Vous pouvez télécharger les documents qui ont été chargés.

Les actions possibles sont les suivantes : 

• Valider le résultat
• Déclarer un bris. 
• Cliquer sur le bouton "plus d'actions" afin de :
  • Modifier la saisie : vous pouvez ainsi ajouter et/ou supprimer les documents 
  • Déclarer le résultat non conforme : l'Emprunteur aura a nouveau la main pour répondre à l'engagement. Il recevra une notification mail pour l'informer, contenant un lien vers l'engagement
  • Désactiver le contrôle : ce contrôle ne sera pas contrôlé (dans le cas d'un covenant holiday par exemple)
  • Effacer la réponse reçue sur le contrôle : celui-ci repassera au statut "en attente" et les informations saisies (valeur, documents, commentaire client) seront effacés

Pour partager le résultat aux prêteurs, il faut que l'engagement soit en statut validé ou bris constaté : 

Cliquez sur le bouton "partager aux prêteurs" ou "archiver le contrôle" dans le cadre d'une opération bilatérale. Le contrôle passera automatiquement au statut "archivé" et sera visible dans l'espace contrôles archivés dans l'onglet contrôle des engagements du dossier. Les informations contenues sont tracées dans chaque contrôole. 

Dans le cas d'une déclaration de bris, vous pouvez tracer une décision de waiver : 

4. Notifications liées au contrôle des engagements

Les événements du contrôle des engagements (rappels ou actions d'un utilisateur) génèrent des notifications automatiques. Vous pouvez consulter la page quelles notifications sont envoyées à mes parties prenantes.

A tout moment, vous pouvez paramétrer les notifications automatiques. Consulter la page sur le paramétrage des notifications.

Vous pouvez également envoyer une notification personnalisée instantanée à votre client et/ou aux prêteurs. Consulter la page sur les notifications personnalisées.