Communiquez efficacement avec vos parties prenantes grâce à l'envoi de notifications personnalisées

Retrouvez dans cet article les informations à savoir sur la fonctionnalité notifications personnalisées.

Introduction

Les contacts de vos opérations reçoivent des notifications automatiques en fonction des événements survenant dans vos opérations (changements dans la dataroom, rappels d'échéances d'engagement, etc.). Pour une communication personnalisée avec vos parties prenantes, vous avez aussi la possibilité de leur envoyer des notifications personnalisées.

Sommaire

Envoyer une notification personnalisée depuis la dataroom
Envoyer une notification personnalisée depuis le contrôle des engagements
Envoyer une notification personnalisée depuis un dossier

Vous pouvez, en complément des notifications automatiques, envoyer une notification personnalisée quand vous le souhaitez et au besoin, depuis l'onglet dataroom, depuis l'onglet contrôle des engagements ou depuis le dossier.

1. Envoyer une notification personnalisée depuis la dataroom

Rendez vous dans l'opération souhaitée puis dans l'onglet dataroom.
Choisissez la partie prenante à qui vous souhaitez envoyer une notification : par exemple, pour envoyer une notification aux contacts emprunteurs, choisissez le répertoire partagé Agent / Client.
Sélectionnez le(s) fichier(s) et/ou répertoire(s) concerné(s) par votre besoin. Si les fichiers concernés par votre besoin ne sont pas encore chargés dans la dataroom, importez-les
Cliquez sur "envoyer un mail" et rédigez le contenu souhaité :

[DT] Notification personnalisée Dataroom - Mise en forme

Une fois la notification envoyée, les contacts renseignés dans votre dossier recevront un email de notification immédiatement. Consulter l'article sur la gestion des accès.

Voici un exemple type de notification email :

Les informations suivantes sont disponibles dans la notification email :

L'objet de l'email
Le libellé du dossier dans le corps de l'email.
Le détail de votre message.
Le lien cliquable vers le(s) fichier(s) et/ou répertoire(s) concerné(s). En cliquant sur un lien, votre contact sera redirigé vers l'emplacement de la dataroom correspondant.

La notification automatique dataroom récapitule tous les fichiers ajoutés par le gestionnaire la veille, même si une notification personnalisée a été envoyée pour certains d’entre eux. Vous avez la main pour paramétrer les notifications automatiques.
Seul le gestionnaire du dossier peut envoyer une notification personnalisée depuis le Desk Kls. En retour, vos parties prenantes utiliseront leur messagerie externe.

Votre notification personnalisée sera tracée dans le fil d'activité du dossier. Consulter l'article sur le fil d'activité.

Pour lire les informations, rendez vous dans l'onglet du même nom :

Vous trouverez les informations suivantes :

Le lien cliquable vers le(s) fichier(s) et/ou répertoire(s) concerné(s)
La liste des destinataires
L'aperçu du contenu de la notification

💡 Filtrez sur le type d'activité "mails envoyés" afin de visualiser toutes les notifications envoyées à vos parties prenantes (automatiques et personnalisées).

2. Envoyer une notification personnalisée depuis le contrôle des engagements

Exemple : je souhaite envoyer une notification personnalisée aux prêteurs.

Rendez vous dans l'opération souhaitée puis dans l'onglet contrôle des engagements.
Sélectionnez le(s) contrôle(s) concerné(s) par votre besoin. Il faut que l'engagement soit créé dans l'onglet cadre contractuel et publié pour que le contrôle associé apparaisse dans cette page. Consulter l'article sur le cadre contractuel.
Cliquez sur "envoyer un mail" et rédigez le contenu souhaité :

[DT] Notification personnalisé - mise en forme et tableaux

Une fois la notification envoyée, les contacts renseignés dans votre dossier recevront un email de notification immédiatement. Consulter l'article sur la gestion des accès.

Voici un exemple type de notification email :

Les informations suivantes sont disponibles dans la notification email :

Le libellé du dossier en objet et dans le corps de l'email.
Le détail de votre message.
Le lien cliquable vers le(s) fichier(s) et/ou répertoire(s) concerné(s). En cliquant sur un lien, votre contact sera redirigé vers l'emplacement de la dataroom correspondant.

Seul le gestionnaire du dossier peut envoyer une notification personnalisée depuis le Desk Kls. En retour, vos parties prenantes utiliseront leur messagerie externe.

Votre notification personnalisée sera tracée dans le fil d'activité du dossier. Consulter l'article sur le fil d'activité.

Pour lire les informations, rendez vous dans l'onglet du même nom :

Vous trouverez les informations suivantes :

Le lien cliquable vers le(s) fichier(s) et/ou répertoire(s) concerné(s)
La liste des destinataires
L'aperçu du contenu de la notification

💡 Filtrez sur le type d'activité "mails envoyés" afin de visualiser toutes les notifications envoyées à vos parties prenantes (automatiques et personnalisées).

💡 Les prêteurs auront accès uniquement aux contrôles partagés par le gestionnaire (avec un statut validé ou un bris constaté). Cependant, ils recevront les notifications personnalisées indépendamment du statut du contrôle. Ainsi, il est recommandé d'utiliser cette fonctionnalité pour leur fournir des informations sur un contrôle pas encore partagé.

3. Envoyer une notification personnalisée depuis un dossier

[DT] Notification personnalisée dossier - annonce vote waiver

Vous avez la possibilité d'envoyer une notification personnalisée depuis une opération. Cette fonctionnalité vous permet de communiquer une information générale à vos parties prenantes, qui ne concernent pas spécifiquement un élément dans le dataroom ou un engagement.

Voici un exemple de notification reçue :

Envoyer une notification personnalisée depuis un dossier fonctionne de la même manière que l'envoi d'une notification depuis depuis le contrôle des engagements. Consulter cette section pour en savoir plus.