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      Communiquez efficacement avec vos parties prenantes grâce à l'envoi de notifications personnalisées

      Retrouvez dans cet article les informations à savoir sur la fonctionnalité notifications personnalisées.

      Introduction

      Les contacts de vos opérations reçoivent des notifications automatiques en fonction des événements survenant dans vos opérations (changements dans la dataroom, rappels d'échéances d'engagement, etc.). Pour une communication personnalisée avec vos parties prenantes, vous avez aussi la possibilité de leur envoyer des notifications personnalisées.

      Sommaire

      1. Envoyer une notification personnalisée depuis la dataroom
      2. Envoyer une notification personnalisée depuis le contrôle des engagements

      Vous pouvez, en complément des notifications automatiques, envoyer une notification personnalisée quand vous le souhaitez et au besoin, depuis l'onglet dataroom ou depuis l'onglet contrôle des engagements.

      1. Envoyer une notification personnalisée depuis la dataroom

      1. Rendez vous dans l'opération souhaitée puis dans l'onglet dataroom.
      2. Choisissez la partie prenante à qui vous souhaitez envoyer une notification : par exemple, pour envoyer une notification aux contacts emprunteurs, choisissez le répertoire partagé Agent / Client. 
      3. Sélectionnez le(s) fichier(s) et/ou répertoire(s) concerné(s) par votre besoin. Si les fichiers concernés par votre besoin ne sont pas encore chargés dans la dataroom, importez-les
      4. Cliquez sur "envoyer un mail" et rédigez le contenu souhaité :

      [DT] Notification personnalisée Dataroom - Mise en forme

      Une fois la notification envoyée, les contacts renseignés dans votre dossier recevront un email de notification immédiatement. Consulter l'article sur la gestion des accès. 

      Voici un exemple type de notification email : 

      Les informations suivantes sont disponibles dans la notification email : 

      • Le libellé du dossier en objet et dans le corps de l'email.
      • Le détail de votre message.
      • Le lien cliquable vers le(s) fichier(s) et/ou répertoire(s) concerné(s). En cliquant sur un lien, votre contact sera redirigé vers l'emplacement de la dataroom correspondant.
      • La notification automatique dataroom récapitule tous les fichiers ajoutés par le gestionnaire la veille, même si une notification personnalisée a été envoyée pour certains d’entre eux. Vous avez la main pour paramétrer les notifications automatiques.
      • Seul le gestionnaire du dossier peut envoyer une notification personnalisée depuis le Desk Kls. En retour, vos parties prenantes utiliseront leur messagerie externe.

      Votre notification personnalisée sera tracée dans le fil d'activité du dossier. Consulter l'article sur le fil d'activité.

      Pour lire les informations, rendez vous dans l'onglet du même nom : 

      Vous trouverez les informations suivantes :

      • Le lien cliquable vers le(s) fichier(s) et/ou répertoire(s) concerné(s)
      • La liste des destinataires
      • L'aperçu du contenu de la notification

      💡 Filtrez sur le type d'activité "mails envoyés" afin de visualiser toutes les notifications envoyées à vos parties prenantes (automatiques et personnalisées).

      2. Envoyer une notification personnalisée depuis le contrôle des engagements

      Exemple : je souhaite envoyer une notification personnalisée aux prêteurs.

      1. Rendez vous dans l'opération souhaitée puis dans l'onglet contrôle des engagements.
      2. Sélectionnez le(s) contrôle(s) concerné(s) par votre besoin. Il faut que l'engagement soit créé dans l'onglet cadre contractuel et publié pour que le contrôle associé apparaisse dans cette page. Consulter l'article sur le cadre contractuel.
      3. Cliquez sur "envoyer un mail" et rédigez le contenu souhaité :

      [DT] Notification personnalisé - mise en forme et tableaux

      Une fois la notification envoyée, les contacts renseignés dans votre dossier recevront un email de notification immédiatement. Consulter l'article sur la gestion des accès. 

      Voici un exemple type de notification email : 

      Les informations suivantes sont disponibles dans la notification email : 

      • Le libellé du dossier en objet et dans le corps de l'email.
      • Le détail de votre message.
      • Le lien cliquable vers le(s) fichier(s) et/ou répertoire(s) concerné(s). En cliquant sur un lien, votre contact sera redirigé vers l'emplacement de la dataroom correspondant.

      Seul le gestionnaire du dossier peut envoyer une notification personnalisée depuis le Desk Kls. En retour, vos parties prenantes utiliseront leur messagerie externe.

      Votre notification personnalisée sera tracée dans le fil d'activité du dossier. Consulter l'article sur le fil d'activité.

      Pour lire les informations, rendez vous dans l'onglet du même nom : 

      Vous trouverez les informations suivantes :

      • Le lien cliquable vers le(s) fichier(s) et/ou répertoire(s) concerné(s)
      • La liste des destinataires
      • L'aperçu du contenu de la notification

      💡 Filtrez sur le type d'activité "mails envoyés" afin de visualiser toutes les notifications envoyées à vos parties prenantes (automatiques et personnalisées).

      💡 Les prêteurs auront accès uniquement aux contrôles partagés par le gestionnaire (avec un statut validé ou un bris constaté). Cependant, ils recevront les notifications personnalisées indépendamment du statut du contrôle. Ainsi, il est recommandé d'utiliser cette fonctionnalité pour leur fournir des informations sur un contrôle pas encore partagé.