Comment paramétrer des engagements contractuels dans l'application Debt Tracking du Desk Kls ?

Retrouvez dans cet article tous nos conseils pour créer et paramétrer les engagements contractuels de vos opérations.

1. Introduction

Pour commencer, rendez vous dans l'outil Debt Tracking > Suivi de mes opérations > cliquez sur l'opération souhaitée > cadre contractuel.

Le paramétrage des engagements est à la main du gestionnaire du dossier et s'effectue dans l'onglet cadre contractuel de votre opération Debt Tracking. Pour créer des engagements, il faut au préalable avoir créer la base du dossier. Consulter la page sur la création d'une opération.

L'onglet cadre contractuel permet de :

• Centraliser les événements du contrat à contrôler : le gestionnaire du dossier digitalise tous les événements qu'il souhaite contrôler quelle que soit leur nature :
  • Covenants financiers
  • KPI ESG
  • Contrôles à effectuer
  • Engagements de ne pas faire
  • Rappels confidentiels

• • Tout autre engagement défini au contrat

• Automatiser les notifications de rappel en paramétrant les périodes de contrôle. Concrètement, en publiant les engagements saisis le gestionnaire activera automatiquement les notifications de rappel qui seront reçues par les contacts Emprunteur et par l'équipe gestionnaire. 

Chaque partie peut retrouver à tout moment la liste des engagements saisis par le gestionnaire et dûs par le client sur son espace Debt Tracking.

2. Les différentes natures d'engagement

Au moment du paramétrage, le gestionnaire définit la nature du contrôle, ce qui définit le comportement et l'attendu du contrôle :

• Document : nécessite le dépôt d'une ou plusieurs pièces jointes justificatives par l'Emprunteur au moment de la saisie de la réponse. Exemple d'engagement : comptes sociaux, reporting, budgets etc
• Élément financier/Ratio financier/Critères ESG : nécessitent la saisie d'une valeur de contrôle pour pouvoir répondre l'engagement, avec la possibilité de déposer des pièces jointes justificatives pour accompagner cette valeur.
• Contrôle à effectuer : ne nécessite pas d'action de la part de l'Emprunteur. Il sert principalement au chef de file pour contrôler des engagements de faire ou ne pas faire sans valeur de contrôle particulière ni documents justificatifs.
• Action Agent : la seule nature qui est invisible du reste des parties prenantes de l'opération et permet à l'équipe gestionnaire de se créer des rappels internes pour chaque opération. Tout comme les autres engagements, le paramétrage d'une Action Agent active automatiquement des rappels pour le gestionnaire. Exemple d'Action Agent : rappel facturation commission annuelle

3. Comment paramétrer un engagement

Dans l'onglet cadre contractuel, cliquez sur "créer un engagement".

La page de création d'engagement est divisée en deux parties :

• Le détail de l'engagement : dans cet espace, vous pouvez copier-coller les éléments du contrat. Le champ description vous permet d'expliquer l'attendu (tous ces champs sont visibles des parties prenantes)
• La périodicité des contrôles : 
  • La première date de test correspond à la date à partir de laquelle on contrôle l'élément 
  • Le délai de réponse est le nombre de jours ou de mois qu'à l'Emprunteur pour répondre à l'engagement 
  • La périodicité définit si le contrôle se reproduit et à quelle fréquence
  • La date de fin de suivi est la date à laquelle on cesse de contrôler l'élément

Dans le cas d'un engagement de nature document/contrôle à effectuer ou Action Agent, seuls ces champs sont à remplir. Dans le cas d'un engagement de nature élément financier/ratio ou critère ESG, les champs suivants sont à paramétrer en complément de ceux ci-dessus : 

• Les valeurs attendues : elle pourra être la même tout au long du crédit ou différente selon les années
• La grille de marge : si la valeur contrôlée à un impact sur la marge, vous pourrez saisir la grille des impacts au sein de l'engagement

Exemple de saisie engagement documentaire : saisie de l'engagement "comptes sociaux" : l'Emprunteur doit fournir ses comptes sociaux chaque année à compter du 31/12/2022, et cela, jusqu'à la fin du contrat, le 30/06/2032. Il a, chaque année, jusqu'au 30/06 pour fournir ces documents :

Exemple de saisie ratio : saisie de l'engagement "ratio R1" :

Pendant toute la vie du contrat, les engagements publiés peuvent être modifiés. Consulter la page sur la modification du cadre contractuel.

4. Dupliquer un engagement

Une fois la création d'un engagement terminé, vous avez la possibilité de le dupliquer.

Cela a pour but de permettre à l'Agent du crédit de facilement recréer des engagements, qui peuvent être parfois similaires dans une même opération (comme les dates de test et certains autres paramétrages communs).

Pour dupliquer un engagement, il suffit de sélectionner le ou les engagements concernés, et un bouton "Dupliquer" apparaitra dans le bandeau supérieur du tableau.

Une fois le ou les engagements dupliqués, ils apparaitront au format "Libellé de l'engagement (Copie)" dans le statut "À publier". Vous pourrez alors le(s) modifier au besoin et le(s) publier comme de nouveaux engagements.

5. Les notifications automatiques

Une fois votre engagement créé et publié, les contrôles associés seront créés automatiquement dans l'onglet contrôle des engagements. 

Des notifications automatiques seront envoyées à l'Emprunteur et à l'équipe gestionnaire à J-30, J-15, J-7 et J-1. Si aucune réponse n'est enregistrée à la date limite, une notification échéance dépassée est envoyée tous les 15 jours. Si une réponse est enregistrée, les notifications s'arrêtent automatiquement.

Les notifications automatiques sont paramétrables par le gestionnaire à tout moment.

Consulter la page : quelles notifications sont envoyées à mes parties prenantes ?

Consulter la page : paramétrage des notifications dans Debt Tracking