Retrouver dans cet article tous nos conseils pour utiliser le Desk Kls pas à pas.
IntroductionKls est un éditeur de logiciel qui offre une suite d'outils à destination des banques, des fonds de dettes et de leur écosystème. Debt Tracking est une application collaborative dédiée pour suivre simplement les événements et engagements des crédits suivis. Sur invitation du gestionnaire* en charge du suivi de votre opération, vous bénéficiez d’un espace dans le Desk. Dans cet article, nous détaillerons pas à pas comment utiliser l'application Debt Tracking de l'initialisation de votre compte jusqu'à la gestion des engagements contractuels. *Gestionnaire : Agent du Crédit/Agent de la Masse/Chef de file/Prêteur en charge du suivi du dossier. |
Sommaire
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1. Initialiser son compte
Lorsque le gestionnaire vous invite à accéder au dossier, vous recevez automatiquement une notification email :
- D'initialisation si vous n'avez pas encore de compte
- D'invitation si vous avez déjà un compte
Vous avez déjà un compte ? Consultez la section 2 : accéder à la plateforme.
Si non, consultez la suite de l'article.
La notification email est envoyée par no-reply@kls-desk.com, voici un exemple d'email d'initialisation :
Cliquez sur "créer mon compte sur Kls" et renseignez votre nom, prénom, fonction, mot de passe et numéro de téléphone.
L'adresse email n'est pas modifiable : Si vous souhaitez utiliser une adresse email différente pour accéder à la plateforme (par exemple en cas de changement ou d'erreur), vous devrez ajouter votre nouvelle adresse email en tant que nouveau contact et supprimer l'ancienne. Pour plus de détails, consultez la section sur la gestion des accès.
💡Astuces pour finaliser l'initialisation de votre compte :
- Vérifiez que votre mot de passe contient à minima une majuscule, une minuscule, un chiffre et 12 caractères.
- Vérifiez que votre indicatif et numéro de téléphone sont renseignés au bon format.
- Pensez à accepter les CGU.
Une fois votre compte initialisé, vous pourrez accéder à votre opération. Le bouton "consulter l'opération" vous permet d'accéder à la page d'accueil du Desk Kls.
Vous aurez un compte unique qui vous permettra d'accéder à toutes les opérations sur lesquelles vous êtes invité.
Vous ne retrouvez pas votre notification d'initialisation ? Vous pouvez :
- Faire une recherche dans votre boîte de réception et emails supprimés en cherchant "Kls";"initialisation".
- Vérifier vos courriers indésirables.
- Contacter le gestionnaire afin qu'il vous envoie une nouvelle notification.
2. Accéder à la plateforme
L'accès à la plateforme se fait depuis le portail de connexion :
La page est accessible via ce lien : https://app.kls-platform.com/login.
💡 Nous vous conseillons d'enregistrer cet URL en favori.
Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur "mot de passe oublié ?". Vous recevrez automatiquement un email vous permettant d'en choisir un nouveau.
3. Détail de chaque onglet
a. Le détail de l'opération et la gestion des contacts
Vous retrouverez dans cet onglet les informations générales de l'opération saisies par le gestionnaire : le résumé de l'opération, les tranches de financement et le pool.
Cliquez sur l'entité gestionnaire de l'opération pour consulter sa fiche administrative :
Les contacts gestionnaires qui pilotent le dossier y sont mentionnés.
Comment ajouter ou révoquer un accès au dossier ?
La gestion des accès au dossier de votre entité se fait aussi bien par le gestionnaire que par le prêteur : une fois le dossier publié par le gestionnaire, les contacts de votre entité qu'il a renseigné reçoivent une notification email d'invitation.
Ensuite, ces contacts peuvent ajouter et révoquer des accès au besoin.
Pour modifier les contacts, rendez vous sur le dossier souhaité dans l'onglet détail de l'opération, puis cliquez sur "fiche administrative et gestion des accès" :
Puis sur "gestion des accès au dossier" :
- Pour ajouter un contact : cliquez sur "ajouter un utilisateur", indiquez son adresse email et sa fonction puis validez. L'utilisateur recevra une notification automatiquement afin d'accéder au dossier.
- Pour révoquer un accès, cliquez sur les trois points au bout de la ligne concernée puis sur "révoquer l'accès au dossier". Cet utilisateur sera visible dans l'onglet "utilisateurs n'ayant plus accès au dossier". Les actions faites par ce contact resteront. Par exemple, la documentation qu'il a chargé dans la dataroom et les engagements auxquels il a répondu resteront tracés.
Les utilisateurs ajoutés ont tous les mêmes droits sur le dossier.
La mention "compte activé" indique que l'utilisateur a créé son compte. Vous pouvez renvoyer une notification email à un utilisateur non activé en cliquant sur les trois points.
Lorsque des modifications sont apportées à un accès au dossier, le gestionnaire et vous-même pouvez voir les changements automatiquement : vos interfaces sont miroir.
💡 Si vous avez besoin d'un accès au dossier, contactez soit un de vos collègues qui y a accès, soit le gestionnaire.
💡Si vous changez de fonction ou quittez l'entreprise, pensez à ajouter votre successeur. Il pourra, au moment voulu, révoquer votre accès.
En tant qu'éditeur du Desk Kls, nous n'interférons pas dans la gestion des accès aux dossiers.
b. Dataroom
La dataroom permet aux utilisateurs qui ont accès au dossier de télécharger la documentation chargée par le gestionnaire du dossier.
Vous bénéficiez de deux sous-répertoires :
- Le répertoire confidentiel est un répertoire disponible pour votre entité, où vous pouvez stocker de la documentation sans la partager au gestionnaire. Seuls les contacts de votre entité ajoutés au dossier y auront accès.
- Le répertoire partagé Agent / Pool est un répertoire partagé entre le gestionnaire et votre entité. Lorsque le gestionnaire ajoute de la documentation, vous êtes informés :
Une notification récapitulative listant les documents ajoutés dans la dataroom est envoyée automatiquement aux contacts présents sur le dossier, avec une récurrence quotidienne. Consulter la section sur les notifications automatiques.
Voici un exemple d'email :
💡 Les fichiers mentionnés sont cliquables : en cliquant sur un lien, vous serez dirigé vers l'emplacement spécifique de la dataroom où se trouve le fichier.
Si aucune modification n'a été apportée, aucune notification n'est envoyée.
c. Contrôle des engagements
À la création du dossier, le gestionnaire vient dématérialiser les engagements contractuels dans l'onglet cadre contractuel. Consulter la section sur le cadre contractuel.
L'onglet contrôle des engagements vient s'alimenter automatiquement lorsque le gestionnaire a partagé un résultat (validation ou bris déclaré).
Vous recevrez automatiquement une notification email qui vous informe qu'un nouveau résultat est disponible :
Cliquez sur "consulter la liste des engagements" afin de consulter le(s) contrôle d'engagement(s) faits par le gestionnaire.
Vous pourrez télécharger la documentation associée.
d. Cadre contractuel
Dans l'onglet cadre contractuel sont visibles les engagements du contrat saisis par le gestionnaire du dossier.
Le paramétrage indiqué permet de créer automatiquement les contrôles disponibles dans l'onglet contrôle des engagements.
4. Les notifications automatiques
Vous recevrez automatiquement des notifications email pour vous informer des événements liés au dossier. Tous les contacts de votre entité présents sur le dossier seront alertés automatiquement :
- Lorsqu'un contrôle est partagé (validation ou bris constaté)
- Lorsque des documents sont ajoutés dans la dataroom
💡 Pour activer/désactiver certains types de notifications, rendez-vous dans "paramétrer les notifications" en haut à droite de votre écran. Vous pourrez changer votre paramétrage à tout moment.