Retrouvez dans ce guide une vision macro des différentes fonctionnalités disponibles dans l'application Debt Eligibility, notre application dédiée à la gestion et la distribution de garanties conditionnées à des critères d'éligibilités.
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Introduction à l'application Debt Eligibility
Debt Eligibility est un outil qui permet de créer et paramétrer des programmes de garanties ou subventions dans le but de les distribuer à travers un réseau d'acteurs identifiés.
Debt Eligibility a été créé :
- Pour faciliter l'adhésion aux programmes par le réseau, à travers un moteur d'éligibilité plus clair et pédagogique
- Pour simplifier le pilotage, la gestion et le reporting des enveloppes de garanties
La flexibilité de notre application permet de s'adapter à tout type de besoin, que ce soit :
- Des programmes garantis par des tiers (BEI, FEI, garantie d'État, BPI, BERD, ...)
- Des programmes garantis en lien avec des accords internationaux, ("Green Loan", Sustainable Linked Loans, ESG, etc...)
- Des programmes de subventions nationales, régionales, voire locales
- Des programmes de garanties privées propres à l'entreprise pour favoriser une stratégie interne
Le fonctionnement de notre application est basé sur une répartition en deux rôles distincts :
- Le gestionnaire de programme(s), utilisateur Kls qui possède les droits de création, de gestion, de validation et de reporting sur un programme
- Le distributeur, utilisateur Kls qui obtient ses droits, par le biais d'un gestionnaire, l'autorisant à faire des réservations et lui permettant de remonter les informations sur les évènements de vie liés à ses prêts/garanties subventionnés
Chaque programme dispose de son espace de pilotage indépendant qui permet de visualiser l'activité et la consommation de l'enveloppe de garantie (ou de subvention).
Les fonctionnalités de Debt Eligibility sont réparties en cinq parties qui correspondent aux phases de vie d'un programme :
Création & paramétrage du programme > Demandes de réservations > Validation des demandes > Reporting de l'activité > Vie du prêt garantie.
Vous retrouverez ci-dessous une vision macro des fonctionnalités disponibles pour chaque phase. Vous aurez des liens de redirections pour retrouver plus de détails dans chaque partie.
1. Création & paramétrage d'un programme
La création d'un programme est à la main d'un gestionnaire de programme. Cet onglet permet de définir les différentes modalités du programme, ses règles d'éligibilités et toutes autres spécificités qui pourraient être liées.
La phase de création est divisée en 6 onglets, expliqués ci-dessous :
- Onglet Identité du programme, qui permet de définir les informations générales d'un programme, comme le montant total de l'enveloppe associée, la durée, la couverture de la garantie, etc.
- Onglet Paramétrage de l'éligibilité, qui donne lieu à la configuration des critères d'éligibilités du programme. D'une simple question Oui/Non à des conditions complexes, c'est à partir d'ici qu'est créé le formulaire à compléter par le distributeur pour savoir si le financement de son client est éligible.
- Onglet Paramétrage du portefeuille, qui offre la possibilité de ventiler la répartition de l'enveloppe sur des conditions au niveau d'un programme. Vous pourrez, par exemple, décider de dédier 20% de l'enveloppe à des clients ayant une notation en dessous de D, ou à des entreprises de type PME, etc.
- Onglet Paramétrage vie du prêt, optionnel, cet onglet permet aux distributeurs de communiquer les défauts et appels en garantie sur leurs prêts conditionnés, une fois contractualisés.
- Onglet Gestion des réservations, qui définit les règles automatiques de durée de réservation et prorogation.
NB : Si le délai indiqué est dépassé, le montant réservé par un distributeur revient dans le montant disponible de l'enveloppe. - Onglet Distributeur, pour définir la liste des utilisateurs ayant l'autorisation de distribuer ce programme, avec la possibilité de ventiler par distributeur.
Une fois le programme créé, le gestionnaire peut lancer sa distribution ; cela le rendra accessible à l'ensemble des distributeurs sélectionnés, qui pourront alors faire leurs premières demandes de réservations.
La phase de distribution peut être suspendue à tout moment, afin de permettre au gestionnaire de modifier certains paramètres du programme.
2. Demande de réservation
Lorsqu'un programme est en phase de distribution, les utilisateurs habilités vont pouvoir faire leurs demandes de prêt garantis.
Depuis son espace du Desk Kls, le distributeur voit tous les programmes qu'il a la possibilité de commercialiser/distribuer.
Chaque distributeur peut, pourquoi pas directement avec son client, remplir le formulaire d'éligibilité paramétré par le gestionnaire du programme, et découvrir en temps réel si, sur la base des informations communiquées, le client peut bénéficier du programme.
Chaque demande de réservation possède sa propre dataroom, ce qui permet de partager de l'information, comme de la documentation ou des pièces justificatives, avec les bonnes personnes.
Si toutes les conditions sont respectées, le distributeur va pouvoir envoyer sa demande de réservation au gestionnaire du programme et notre application va réserver le montant de la garantie demandée par le distributeur jusqu'à contractualisation du prêt, cela rendra "officielle" la consommation d'une partie de l'enveloppe.
3. Validation des demandes de réservation
C'est la première intervention du gestionnaire de programme dans le processus de distribution.
Une fois qu'un distributeur a passé l'étape du formulaire d'éligibilité, il peut envoyer sa demande de réservation. De là, le gestionnaire de programme va pouvoir relire la demande, étudier les pièces justificatives et valider (ou non) la demande de réservation.
C'est donc au gestionnaire de programme de consulter la demande de réservation et de la contrôler.
Pour chaque réservation, il est possible de :
- Refuser la demande - par exemple, si des informations sont fausses
- Mettre en attente - si on a besoin de consulter l'organisme garant sur un sujet d'interprétation
- Demander des informations supplémentaires - s'il manque des pièces jointes
- Renvoyer en brouillon - si c'est incomplet
- Accepter la demande - si tout est conforme
Dans tous les cas, l'action sera communiquée au distributeur concerné via une notification e-mail.
Lors d'une validation, le distributeur est alors autorisé à transformer sa réservation en prêt. Il peut alors ajouter les informations de contractualisation afin de tout transmettre au gestionnaire pour ses reportings.
Pour un programme avec l'option "vie du prêt", le distributeur aura la possibilité de déclarer tous types d'évènements au gestionnaire pour assurer un suivi maximal.
4. Reporting de l'activité du programme
Un module d'extraction de données est disponible au niveau de chaque programme. Cela permet au gestionnaire de pouvoir simplifier la phase de reporting, que ce soit lié à un besoin auprès de l'établissement garant, pour un reporting règlementaire ou simplement pour un besoin interne.
Tous les prêts et réservations étant centralisés au même endroit, le gestionnaire peut alors générer des modèles d'exports personnalisés pour satisfaire à ses besoins.
NB : Il est possible d'injecter, dans l'outil, de la donnée de source(s) externe(s) via un template à compléter.
Ce module permet aussi de suivre les différentes dates clés du reporting afin de s'assurer d'être à jour dans son suivi.
Une fois le template créé et les données sélectionnées, le gestionnaire peut générer un fichier Excel, pour envoi au garant ou traitement en interne.
C'est aussi dans cette phase de reporting que le gestionnaire va pouvoir communiquer à tous les distributeurs ayant fait des demandes de garanties si elles ont bien été acceptées et validées par l'entité garante.
Il suffira au gestionnaire de modifier la "Date de validation" pour les réservations concernées, et les distributeurs à l'origine de celles-ci seront avertis par une notification e-mail.
5. Vie du prêt garantie
Sur chaque programme, le gestionnaire a la possibilité d'activer l'option "vie du prêt" qui donne accès à la création de listes personnalisées d'évènements. Le gestionnaire aura la main pour créer tous les types d'évènement qu'il se doit de connaître (remboursement anticipé, refinancement, défaut de paiement, ...)
Cela permettra au distributeur de venir consigner sur son prêt dans Debt Eligibility, tout évènement jugé important par le gestionnaire après la contractualisation de celui-ci. À chaque déclaration d'évènement, le gestionnaire du programme sera alerté par une notification e-mail.
Cette option permet au gestionnaire de toujours rester au plus proche de la réalité de son stock de prêt garanti, et de détecter toutes les potentielles anomalies ou évènements nécessitant une attention particulière.